1) PIC Numarası Onay (Validation) Süreci

Kuruluş kaydı yaparak PIC numarası almış bir kuruluşun ilk başarılı bulunan ve desteklenme kararı alınan proje başvurusunun Hîbe Sözleşmesi imza aşamasında; Avrupa Komisyonu, kuruluşun PIC numarası kaydını yapan kişiye self-registrant bu kaydı yaparken belirttiği e-posta adresine bir e-posta göndererek PIC numarası alınırken doldurulan bilgileri kanıtlar nitelikte aşağıdaki belgeleri isteyecektir:

a) Kamu kuruluşları ve özel kuruluşlar için doldurulmuş tüzel kişilik formu (ıslak imzalı ve kaşeli),

b) Kamu kuruluşları için kuruluş kanunu veya kuruluşun kamu kuruluşu bir tüzel kişilik olduğunu gösteren benzeri mahiyette bir yasal belge; özel kuruluşlar için ticari sicil gazetesi kuruluş kararı veya bağlı bulunduğu odadan edineceği faaliyet belgesi (her iki belge için de başvuran kuruluş yetkililerince yapılacak tercüme (free translation) yeterlidir, ancak Avrupa Komisyonu talep ederse, yeminli tercüman aracılığıyla yapılmış onaylı tercümenin gönderilmesi istenecektir.)

c) Kuruluşun KDV mükellefi olduğunu gösteren bir resmi yazı/belge (en güncel 1 No'lu KDV beyannamesi çevirisi veya bağlı bulunan vergi dairesine dilekçeyle başvurularak tüzel kişi unvanı, adresi, vergi numarası, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve KDV mükellefi olunduğunu gösteren bilgileri içeren bir yazı)

Tüm bu belgelerin self-registrant tarafından Fonlama ve İhale Portalı'ndaki My Organisation(s)>Actions: Modify Organization>Documents>Requested or Add Document adımlarının izlenerek sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Komisyon tarafından aksi talep edilmedikçe belgelerin postayla gönderilmesine gerek yoktur. Belgelerin eksiksiz bir şekilde iletilmesini ve Komisyon incelemesi sonucunda yapılan beyanlarla sunulan resmî belgelerdeki bilgilerin örtüştüğüne kanaat getirilmesini takiben PIC numarası onaylanacaktır.

Bu süreç, istisnâlar hariç en az 2-3 hafta sürebilmektedir. Şimdiye kadar Türkiye'den paydaşların içinde olduğu herhangi bir proje sürecin en başında belirlenen Hibe Sözleşmesi son imza tarihine kadar PIC numarası onay sürecinin tamamlanamaması sebebiyle sıkıntıya girmemiş/iptal olmamıştır. Paydaşlara düşen tek ve en önemli sorumluluk, Komisyon tarafından e-posta yoluyla ilgili sürecin başladığını belirten ve izlenecek adımları aktaran bildirim ulaştıktan sonra en kısa zamanda gerekli tüm belgeleri eksiksiz şekilde hazırlamak ve iletmektir. 

Bu süreçte talep edilen belgelere ilişkin Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanmış web sayfasına erişmek için lütfen tıklayınız

PIC numarası onaylanmadan Hîbe Sözleşmesi imza süreci ve dolayısıyla proje başlayamayacaktır. Bu sebeple bu aşamada sunulan belgelerin Komisyon’un talep ettiği şekilde detay içerecek ve eksiksiz olması önem taşımaktadır.

 

2) LEAR Kişisi Atanması

Kuruluşun PIC numarası onay süreciyle eşzamanlı olarak, Avrupa Komisyonu kendisini temsilen bir Tüzel Kişiye Atanmış Temsilci'nin (Legal Entity Appointed Representative-LEAR) atanması için gerekli belgelerin doldurulup, onaylatılıp iletilmesini isteyecektir. LEAR kişisi, kuruluşun en üst yasal temsilcisi tarafından resmî olarak belirlenmiş, ilgili sistemde projenin yürütülmesi aşamasında gerekli yetkilendirmeleri gerçekleştirmeyi hâiz temsilcidir.

Atanması işlemi için aşağıdaki adımların izlenmesi gerekmektedir:

a) Kuruluşun PIC numarası kaydını yapan ve LEAR ataması sürecine kadar kendi Fonlama ve İhale Portalı hesabından Modify Organization kısmına erişimi olan kişi (self-registrant), kendisine e-posta yoluyla LEAR atanması gerekliliğine ilişkin bildirimi aldıktan sonra, Kuruluş içinde bu görevi yürütecek kişinin belirlenmesini takiben, Modify Organization kısmından LEAR kişisine ilişkin bilgileri tamamlar.

b) Bir önceki adım tamamlandıktan sonra sistem otomatik olarak atama mektubu, rol ve yükümlülükler belgesi ve Fonlama ve İhale Portalı'nın kullanılmasına ilişkin rıza beyanı belgelerini üretecektir. İlk 2 belgenin imzalanıp kaşelenmesi, üçüncü belgenin ise imzalanması gerekmektedir. 

c) Bir sonraki aşama olarak yukarıdaki 3 imzalı ve kaşeli belgeye ek olarak, Kuruluşun yasal temsilcisi ve LEAR olarak görev yapması için seçilen kişilerin pasaport/kimlik fotokopileri ile yasal temsilcinin bu görevi LEAR'a vermek için Kuruluşun en üst düzey temsilcisi olduğunu gösteren resmi kanıt belgesinin (kuruluş tipine göre rektör atama resmi gazete kaydı, akademik teşkilat yönetmeliği, imza sirküleri, yönetim kurulu kararı, vb.) self-registrant tarafından Fonlama ve İhale Portalı'ndaki Modify Organization kısmında sisteme yüklenmesi gerekmektedir.

ç) Belgeler işleme alındıktan ve değerlendirildikten sonra (bu aşama birkaç hafta sürebilmektedir.) LEAR kişisinin e-postasına bu aşamadan sonra yapılması gerekenlere ilişkin yönlendirici bir e-posta ve atama mektubunda belirttiyse cep telefonuna, aksi durumda posta yoluyla bir PIN kodu ulaşacaktır. Bu kod ulaştıktan sonra LEAR kişisi kullanıcı adı ve şifresiyle Fonlama ve İhale Portalı'na giriş yaptıktan sonra sadece 1 defa PIN kodunu girerek LEAR rolünü aktive edecektir. Bu PIN kodu bu aktivasyon sonrası kullanılmayacak olup kişi kullanıcı adı ve şifresini kullanarak sonraki işlemleri halledebilmek amacıyla Fonlama ve İhale Portalı'na erişim sağlayabilecektir. 

PIN kodunun sms veya posta yoluyla ulaşmadığı veya ivedilikle alınması gereken durumlarda Avrupa Komisyonu'nun ilgili birimine +32-22992222 numaralı telefondan kuruluşun LEAR'ı ulaşabilir, kuruluş PIC numarasını belirterek PIN kodunu edinebilir.

LEAR atama süreci kontrol belgesine linkten ulaşabilir, bu sürece ilişkin sık sorulan sorular ve yanıtlarına linkten erişebilirsiniz.

LEAR kişisinin hak ve sorumlulukları ile atanmasına ilişkin belge ve süreçlere dâir Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanmış web sayfasına erişmek için lütfen tıklayınız.

ÖNEMLİ NOT-1: LEAR atama süreci tamamlanmadan ve LEAR kişisi Fonlama ve İhale Portalı'na bu yetkisiyle erişim sağlayamadan, projenin Hîbe Sözleşmesi ve eki niteliğindeki herhangi bir belge imzalanamaz, dolayısıyla proje başlayamaz.

ÖNEMLİ NOT-2: LEAR kişisine ulaşılamadığı, LEAR kişisinin kim olduğunun bilinmediği durumlarda izlenmesi gereken yol aşağıdaki gibidir:

 

a) İlk olarak kuruluşun hâlihazırda kayıtlı ve PIC numarasına sahip bir kuruluş olup olmadığının teyit edildiği sayfa olarak linke tıklanır.

b) Bu linkte kuruluşa dâir herhangi bir durumda görünen PIC numarasının çıktığı sonucun sağ alt köşesinde CO (Contact Organization) tuşu bulunmaktadır. Bu tuşa tıklayıp gönderdiğiniz mesajın normal şartlar altında kuruluşun LEAR kişisine iletilmesi beklenir. Dolayısıyla bu mesajı alan kişi kuruluşun geçerli LEAR kişisidir. Bu aşamada sonuç alınamayan durumlarda “LEAR Kişisi Atanması” süreci takip edilmeli ve yeni bir LEAR kişisi yetkilendirilmelidir.